Aprendió a interrogar sus reuniones y bajó el desvío de sus proyectos del 30% al 15%

Sesenta proyectos a la vez, y un detalle que siempre se escapaba

"Manejamos hoy 60 proyectos a la vez", cuenta Nicolás García, director de Consultoría e Implementaciones de Mandü. "Sesenta activos, más sesenta clientes a los que les brindamos servicio. Todo ese volumen, con un equipo grande pero limitado."

En su mundo, vender no termina con la firma: recién ahí empieza el verdadero trabajo. Implementar la solución de RRHH dentro del cliente exige una escucha fina y sostenida, sobre todo en el relevamiento inicial, la etapa de un mes donde se descubren las necesidades reales. "Es clave la escucha, desde el consultor hasta el PM, para ir detectando necesidades", explica.

El problema no era la voluntad de escuchar. Era la imposibilidad física de estar en todo. Con esa cantidad de proyectos y de gente, había reuniones que alguien no podía atender en vivo, stakeholders que no estaban disponibles en el momento justo, conversaciones cuyo detalle quedaba atado a una sola memoria. Lo que no se retenía, se perdía. Y un relevamiento incompleto es un proyecto que nace torcido.

"Me quiero subir a ese proyecto"

Samu ya estaba dando vueltas por la empresa, del lado del equipo comercial. Nicolás lo vio funcionar y reconoció enseguida lo que podía hacer por su área. "Dijimos: me quiero subir a ese proyecto", recuerda. Lo que para ventas era una forma de capturar lo que pasaba en una reunión, para él era un respaldo tecnológico para esa escucha que su operación ya no podía garantizar a pura presencia humana.

Una reunión a la que se le puede preguntar

El momento en que Nicolás entendió de qué se trataba Samu no fue una demo de funciones. Fue darse cuenta de que podía hacerle preguntas a una reunión.

"Lo bueno, lo innovador para nosotros, no era solo revivirla y ver un video plano, sino poder chatear con la reunión", cuenta. "Es como estar de nuevo ahí, reviviendo el momento, y poder preguntarle sobre temas en particular."

Una reunión dejó de ser un archivo que se vuelve a mirar entero para encontrar un dato. Pasó a ser una fuente a la que se le pregunta directamente lo que se necesita saber. Para un equipo que vive contra el volumen, eso fue tiempo recuperado.

El día que la herramienta lo calificó a él

Después vino algo que no esperaban: Samu no solo capturaba las reuniones del equipo. También los medía a ellos.

Con el acompañamiento del equipo de Samu, adaptaron el Samu Score —pensado para ventas— a su propio terreno. Definieron las palabras clave de la gestión de proyectos: seguimiento, relevamiento, lo que hace que una conversación con el cliente sea exitosa. Y el score empezó a devolverle, a cada líder de proyecto, qué tan bien lo estaba haciendo.

Nicolás lo probó primero consigo mismo. "Me dio un 4", admite sin problema. "Y entendí que tenía que mejorar en traer la historia de por qué llego a esta reunión, qué me llevo, qué traigo de las reuniones pasadas." La herramienta no solo guardaba la conversación: le mostraba cómo tener una mejor. El equipo empezó a entrar a cada reunión con un método —presentarse, decir por qué se está ahí, cuál es el objetivo— y a notar que el cliente, del otro lado, respondía distinto.

Del 30% al 15%

Acá es donde la historia deja de ser cualitativa y se vuelve un número.

El equipo de Nicolás mide lo que llama el KPI de desvío de proyectos: cuánto se aparta un proyecto de su plan en tiempo y esfuerzo, revisado cada trimestre. Y el relevamiento —esa etapa donde la escucha lo es todo— era una de las que más desvío generaba.

"Teníamos un desvío promedio de entre 25 y 30%", cuenta. "Hoy estamos bajando a 15 puntos de desvío." El tiempo que antes se perdía documentando y reconstruyendo lo que se había dicho se redujo. Pero el impacto no se quedó en el reloj: "No solo nos permite bajar ese tiempo, sino que el equipo puede abrir distintos frentes al mismo tiempo. Una persona puede tomar más proyectos a la vez."

Antes, el detalle de una reunión vivía en la memoria de quien estuvo presente. Ahora vive en el sistema, listo para consultar — y un proyecto que antes se desviaba un tercio, hoy se desvía la mitad de eso.

Innovación y éxito

Al final de la conversación, le pidieron a Nicolás dos palabras para Samu. No dudó.

"Para mí Samu es innovación y éxito. Innovación, porque nos trajo mejoras técnicas en una deuda que teníamos en gestión de proyectos. Y éxito, porque lo logramos ver reflejado en proyectos tangibles: no en una teoría, sino en un KPI y en un reporte."
— Nicolás García, director de Consultoría e Implementaciones de Mandü

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