Política de Privacidad y Manejo de Datos

1. Responsable del Tratamiento de Datos

SAMU LLC ("SAMU.AI"), registrada en el Estado de Delaware (Filing Number: 2679071), es responsable del tratamiento de los datos personales que recabamos y procesamos a través de nuestro sitio web y aplicación.

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2. Alcance de esta Política

Esta Política de Privacidad regula la recolección, el tratamiento y el almacenamiento de datos personales en relación con el uso de los servicios de SAMU.AI. Nos comprometemos a respetar las legislaciones de privacidad y protección de datos vigentes en las jurisdicciones donde operamos, así como a seguir los Principios de Protección de Datos de la Red Iberoamericana de Protección de Datos (RIPD).

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3. Delegado de Protección de Datos (DPO)

SAMU.AI ha designado un Delegado de Protección de Datos (DPO) para supervisar el cumplimiento de las normativas de privacidad y protección de datos, así como para servir de punto de contacto entre SAMU.AI, sus clientes y las autoridades de protección de datos. Identidad del DPO: Jonathan Saul Sosin — [email protected]. Funciones del DPO: 1. Supervisión del Cumplimiento: Monitorear la conformidad de SAMU.AI con las normativas locales e internacionales de protección de datos. 2. Gestión de Solicitudes de Usuarios: Facilitar y coordinar el ejercicio de derechos de los titulares de datos (acceso, rectificación, cancelación, oposición, portabilidad y limitación del tratamiento). 3. Asesoría a SAMU.AI: Brindar orientación sobre las mejores prácticas y obligaciones en el manejo de datos personales. 4. Relación con Autoridades: Actuar como punto de contacto con las autoridades de protección de datos en las jurisdicciones en las que operamos. 5. Gestión de Incidentes de Seguridad: Asesorar a SAMU.AI en la gestión de incidentes de seguridad de datos y garantizar que los procedimientos de respuesta sean efectivos.

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4. Clasificación de Datos

SAMU.AI clasifica los datos personales y otros tipos de información de acuerdo a su nivel de sensibilidad y requisitos legales: Datos Confidenciales (datos altamente sensibles que requieren los niveles más altos de protección, como datos de identificación personal, datos financieros, secretos comerciales y datos sensibles o de categorías especiales bajo el GDPR), Datos Restringidos (información que requiere protección significativa y acceso limitado a empleados que necesitan la información para cumplir con sus responsabilidades) y Datos Públicos (información destinada para el consumo público y que puede distribuirse libremente fuera de SAMU.AI).

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5. Rol de SAMU.AI en el Tratamiento de Datos

SAMU.AI desempeña distintos roles en el tratamiento de los datos personales dependiendo de cómo se obtienen y procesan dichos datos. Cuando SAMU.AI es Responsable del Tratamiento: en situaciones donde SAMU.AI interactúa directamente con los usuarios y obtiene su consentimiento explícito para procesar sus datos personales. Cuando SAMU.AI es Encargado del Tratamiento: en situaciones donde SAMU.AI se alimenta de las conversaciones y datos proporcionados por sus clientes, actúa como Encargado del Tratamiento en nombre del cliente. En estos casos, el cliente es el Responsable del Tratamiento y SAMU.AI cumple con los requisitos de procesamiento establecidos en el contrato, sin emplear los datos para ningún otro fin. Respecto de los datos de usuario de Google y del contenido que las organizaciones clientes incorporan a la aplicación, SAMU.AI actúa como Encargado del Tratamiento por cuenta de la organización cliente y se rige por la sección 10.

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6. Responsabilidad de los Clientes para la Obtención del Consentimiento

Cuando SAMU.AI actúa como Encargado del Tratamiento de datos personales en nombre de sus clientes, los clientes son responsables de obtener el consentimiento informado y explícito de sus empleados, usuarios finales u otras personas cuyos datos personales puedan ser procesados a través de nuestras plataformas. El consentimiento obtenido debe ser explícito en cuanto a que sus comunicaciones, incluidas llamadas, correos electrónicos y otros tipos de intercambio de información, serán procesadas y almacenadas en la plataforma de SAMU.AI. Este aviso debe incluir la finalidad específica del procesamiento, la duración del almacenamiento de estos datos en SAMU.AI y una referencia clara a esta política de privacidad.

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7. Manejo de Datos por Clasificación

Datos Confidenciales: acceso limitado a empleados y roles autorizados; uso de cifrado, autenticación multifactor y medidas de protección estrictas. Los dispositivos que contienen estos datos deben ser borrados de forma segura al finalizar su uso. Datos Restringidos: acceso restringido a empleados que necesiten la información para funciones comerciales. Cualquier transferencia a terceros debe ser aprobada y realizada bajo contrato. Datos Públicos: no requieren controles especiales de protección o manejo, ya que son accesibles libremente.

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8. Etiquetado de Datos

Todos los datos confidenciales deben ser etiquetados como "Confidenciales" en documentos y copias impresas para asegurar un tratamiento adecuado, así como su correcto almacenamiento y destrucción segura cuando ya no sean necesarios.

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9. Almacenamiento y Seguridad de Conversaciones y Correos Electrónicos

SAMU.AI retiene las conversaciones y correos electrónicos compartidos por los clientes únicamente para las finalidades específicas definidas en el contrato de servicio. Estos datos estarán sujetos a las medidas de seguridad técnica y organizativa necesarias para protegerlos contra accesos no autorizados, alteraciones, pérdida o divulgación. SAMU.AI no utilizará estos datos para ningún fin distinto de los definidos en el contrato de servicio, salvo que lo exija la ley. Los datos de usuario de Google se rigen además por la sección 10.

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10. Datos de Usuario de Google

SAMU.AI accede a datos de usuario de Google únicamente cuando el usuario conecta su cuenta de Google y otorga los permisos correspondientes en la pantalla de consentimiento de Google. Esta sección regula el acceso, uso, almacenamiento, protección, transferencia y eliminación de dichos datos y prevalece sobre cualquier otra sección de esta Política en lo que a ellos se refiere. 1. Datos a los que Accede SAMU.AI: Información Básica de la Cuenta (nombre, dirección de correo electrónico y foto de perfil, obtenidos mediante los permisos openid, email y profile, para iniciar sesión e identificar al usuario dentro de su organización), Google Calendar (título, fecha y hora, participantes, enlace de videollamada y descripción de los eventos, y zona horaria del calendario, obtenidos mediante el permiso calendar.events, para identificar las reuniones comerciales que SAMU.AI debe grabar y transcribir, y para crear o actualizar los eventos que el usuario agenda desde la aplicación) y Gmail en modo de solo lectura (obtenido mediante el permiso gmail.readonly y solo si el usuario activa la sincronización de correo: las etiquetas o carpetas del buzón y, de los mensajes, el remitente, los destinatarios, el asunto, la fecha, los identificadores del hilo, el cuerpo del mensaje y el nombre, tipo y tamaño de los archivos adjuntos). SAMU.AI no descarga el contenido de los archivos adjuntos ni envía, modifica o elimina correos electrónicos. La sincronización comienza en el momento de la conexión y conserva únicamente los correos comerciales: de los mensajes recibidos en las carpetas que el usuario selecciona, descarta los borradores y los envíos masivos o automáticos, y la organización puede limitarla a los mensajes con participantes externos o con contactos de su CRM; de los mensajes enviados, conserva solo las respuestas a conversaciones ya sincronizadas. Si el usuario lo solicita expresamente, la sincronización incluye además los siete días previos a la conexión, limitados al correo intercambiado con los contactos de sus oportunidades abiertas. 2. Uso de los Datos: SAMU.AI utiliza los datos de usuario de Google exclusivamente para proveer y mejorar las funcionalidades de la aplicación visibles para el usuario: mostrar sus conversaciones comerciales por correo electrónico y sus reuniones, asociarlas a contactos y oportunidades, generar resúmenes, tareas e indicadores para el usuario y su equipo, y responder a sus consultas al asistente de SAMU.AI. SAMU.AI no utilizará los datos de usuario de Google para publicidad, incluida la publicidad personalizada, dirigida o basada en intereses; no los venderá ni los cederá a intermediarios de datos o plataformas publicitarias; no los utilizará para determinar solvencia crediticia ni con fines de préstamo; y no los utilizará para desarrollar, mejorar ni entrenar modelos generalizados o no personalizados de inteligencia artificial o aprendizaje automático. Ninguna persona de SAMU.AI leerá estos datos, salvo con el consentimiento explícito del usuario para mensajes concretos, cuando sea necesario por motivos de seguridad, para cumplir con la legislación aplicable, o cuando los datos se encuentren agregados y anonimizados para operaciones internas. 3. Transferencia y Divulgación: SAMU.AI no vende datos de usuario de Google y solo los comparte, transfiere o divulga para proveer o mejorar las funcionalidades descritas, en los siguientes casos: Organización del Usuario (las conversaciones y reuniones sincronizadas son visibles para los usuarios de la misma cuenta de SAMU.AI según los roles y permisos que defina la organización, y nunca se comparten entre organizaciones distintas), Proveedores de Servicios (proveedores de infraestructura en la nube que alojan las bases de datos, los índices de búsqueda y el almacenamiento de archivos de la aplicación, y proveedores de procesamiento de lenguaje con inteligencia artificial que generan los resúmenes, tareas e indicadores y las respuestas del asistente; todos actúan bajo contrato y por cuenta de SAMU.AI, únicamente para prestar estas funcionalidades, con obligaciones de confidencialidad y seguridad equivalentes a las de esta sección, y sin utilizar los datos para entrenar sus propios modelos), CRM del Cliente (cuando la organización conecta su CRM y activa expresamente la creación de contactos desde el correo, SAMU.AI envía el nombre y la dirección de correo del contacto nuevo) y Requerimientos Legales (cuando lo exija la ley o una autoridad competente, o en el marco de una fusión o adquisición, con aviso previo al usuario y bajo los mismos compromisos de esta sección). 4. Protección de los Datos: SAMU.AI protege los datos de usuario de Google mediante cifrado en tránsito (TLS 1.2 o superior), cifrado en reposo de bases de datos y almacenamiento (AES-256), aislamiento lógico de los datos de cada cliente, acceso a los entornos de producción restringido a personal autorizado con autenticación multifactor y registro de auditoría, validación criptográfica de las notificaciones recibidas de Google, monitoreo de seguridad y procedimientos de respuesta a incidentes. SAMU.AI solicita únicamente los permisos necesarios para cada funcionalidad. 5. Retención y Eliminación: Conservamos los datos de usuario de Google sincronizados hasta que el usuario o su organización soliciten su eliminación o finalice el contrato de servicio de la organización. El usuario puede detener la sincronización en cualquier momento desde Configuración › Integraciones y revocar el acceso desde la configuración de su cuenta de Google (myaccount.google.com/permissions); a partir de ese momento, SAMU.AI deja de acceder a datos nuevos. El usuario o su organización pueden solicitar la eliminación de los datos ya sincronizados y de los tokens de acceso escribiendo a [email protected]; SAMU.AI los eliminará en un plazo máximo de 30 días, y de las copias de respaldo en un plazo máximo de 90 días. Los mismos plazos aplican al finalizar el contrato de la organización. 6. Uso Limitado: El uso y la transferencia a cualquier otra aplicación de la información que SAMU.AI recibe de las API de Google se ajustarán a la Política de Datos de Usuario de los Servicios de API de Google (Google API Services User Data Policy), incluidos los requisitos de Uso Limitado.

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11. Retención y Eliminación de Datos

Conservamos los datos personales únicamente durante el tiempo necesario para cumplir con las finalidades para las que fueron recolectados. Una vez que los datos ya no sean necesarios, se eliminarán de manera segura. Los datos en formato físico serán destruidos mediante trituración u otros métodos seguros.

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12. Requisitos Legales y Excepciones

En ciertos casos, SAMU.AI podría estar sujeta a procedimientos legales que requieren la retención de datos más allá de los períodos establecidos. Estos registros estarán exentos de cualquier otro requisito especificado dentro de esta política y serán retenidos conforme a los requisitos identificados por el asesor legal.

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13. Derechos de los Titulares de los Datos

En cumplimiento de las normativas locales, SAMU.AI garantiza a los usuarios el ejercicio de los siguientes derechos: Acceso (derecho a conocer qué datos personales tenemos), Rectificación (solicitar la actualización o corrección de datos incorrectos o incompletos), Cancelación y Oposición (derecho a solicitar la eliminación o suspensión del tratamiento de sus datos), Portabilidad (derecho a recibir los datos en un formato estructurado y de uso común) y Limitación del Tratamiento (derecho a restringir el procesamiento de datos bajo ciertas circunstancias). Para ejercer estos derechos: [email protected]

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14. Transferencias Internacionales de Datos

SAMU.AI garantizará que cualquier transferencia de datos personales a terceros países se realice conforme a los niveles de protección requeridos, aplicando cláusulas contractuales o acuerdos que aseguren la confidencialidad y seguridad de los datos. Las categorías de proveedores que reciben datos de usuario de Google se describen en la sección 10.

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15. Uso de Cookies y Tecnologías Similares

SAMU.AI utiliza cookies y tecnologías similares en su sitio web para mejorar la experiencia del usuario, analizar el tráfico y entender cómo interactúan los usuarios con nuestro contenido. Tipos de cookies que usamos: Esenciales (necesarias para el funcionamiento básico del sitio), de Rendimiento (ayudan a entender cómo los usuarios interactúan con el sitio), de Funcionalidad (permiten recordar preferencias del usuario) y de Marketing (se utilizan para ofrecer anuncios relevantes al usuario y medir la efectividad de campañas publicitarias). Estas cookies se utilizan exclusivamente en el sitio web de SAMU.AI y nunca se combinan con datos de usuario de Google ni con el contenido de la aplicación. El usuario puede gestionar sus preferencias de cookies en cualquier momento a través de la configuración de su navegador.

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16. Compromiso de SAMU.AI

SAMU.AI se compromete a mantener la confidencialidad y seguridad de los datos personales y a tratar todas las solicitudes de habeas data con el máximo respeto y diligencia. Este compromiso se extiende a todos los procesos de la empresa que involucren el manejo de datos personales.

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17. Seguridad de los Datos

Implementamos medidas de seguridad técnicas y organizativas adecuadas para proteger los datos personales contra accesos no autorizados, alteraciones, pérdidas o divulgaciones indebidas. Las medidas aplicables a los datos de usuario de Google se detallan en la sección 10.

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18. Cambios a esta Política

Esta Política puede ser modificada para reflejar actualizaciones en nuestros servicios o cambios regulatorios. Los usuarios serán notificados de cualquier modificación significativa a través de nuestros canales habituales de comunicación.

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19. Contacto

Para consultas o dudas sobre esta Política o sobre el tratamiento de sus datos personales, contáctenos en: [email protected]